Büro vs. Coworking: Was ein Arbeitsplatz pro Monat kostet

Dass Coworking die eigene Arbeitsleistung fördern und die Auftragslage verbessern kann, sind bekannte Weisheiten. Gerade für Freelancer und kleine Unternehmen bis fünf Mitarbeitern gibt es neben den weichen Faktoren und Vorteilen rund um flexible Arbeitsplätze auch ganz handfeste Gründe für eine Ansiedlung im Coworking-Space: die Kosten. Dieser Artikel vergleicht die monatlichen Bürokosten für Einzelkämpfer, Freelancer und Teams bis 5 Kollegen. 

Mietkosten

Zunächst wären da einmal die direkten Kosten für Miete und Nebenkosten. Egal ob Einzelkämpfer oder kleines Team: ein halbwegs repräsentatives Büro schlägt mit 10-12 Euro pro Quadratmeter zzgl. Nebenkosten zu Buche. Eine kleine Teeküche, Toiletten, Eingangsbereich und ein Besprechungsraum. Die Arbeitsstätten-Verordnung ArbStättV  geht von 8 bis 10 Quadratmetern je Arbeitsplatz einschließlich Möblierung und anteiliger Verkehrsflächen aus. Bei zwei Schreibtischen dürfte ein Büro mit Flächen also kaum unter 30 Quadratmetern nutzbar sein; für ein 5er-Team erhöht sich der theoretische Platzbedarf leicht auf 60-70 Quadratmeter.  Bei dem oben zugrunde gelegten Mietpreis summieren sich allein diese Kosten auf 300 – 330 Euro für ein bis zwei Kollegen oder auf 600 bis 840 Euro pro Monat für ein kleines Team.

BGA und laufende Kosten

Um die Büro- und Geschäftsausstattung (BGA) kommt kein Unternehmen herum. Die folgende Tabelle zeigt die theoretischen Einrichtungs- und Anschaffungskosten. Verbrauchskosten, die in vielen Coworking-Spaces Teil des kostenfreien Angebotes sind, sind pauschal einberechnet. Dazu zählen zum Beispiel Kaffee, Tee, Wasser, Papier, Toner, Klopapier etc. (3 Euro pro Tag pro Nutzer).

Der Einfachheit halber sei hier eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 3 Jahren angenommen. Natürlich halten teure Schreibtische länger, der gemeine Ikea-Tisch aber vielleicht nicht. Die Zahlen entstammen in der Summe 19 Jahren Erfahrung als Unternehmer oder den aktuellen Preisen auf Amazon.de. Zudem sind hier nur die Gegenstände aufgeführt, die eine Vergleichbarkeit mit einem Coworking-Space möglich machen. Wandbehang, Blumen oder Beamer sind hier mal außen vor gelassen.

Posten Kosten Freelancer/2er-Team Kosten 5er-Team
Schreibtische 150,- 375,-
Bürostuhl 200,- 500,-
Regale 60,- 150,-
Laserdrucker 100,- 100,-
Kaffeemaschine 50,- 50,-
VoIP-Telefon 100,- 250,-
DSL-Anschluss1 960,- 960,-
Büroreinigung2 5400,- 9000,-
Strom/Wasser/Gas3 1440,- 3600,-
Versicherung 600,- 600,-
Verbrauchsmaterial + Kaffee 4320,- 5400,-
Gesamtkosten für 3 Jahre 13380,- 20985,-
Kosten pro Monat 371,66 582,92


1) setzt sich zusammen aus 12 Monate je 19,99, 24 Monate je 29,99 = 959,64, gerundet
2) wöchentliche Reinigung, angepasst an die Bürogröße, 100/200 Euro pro Monat
3) vereinfacht: 20,- pro Monat und Mitarbeiter

Macht’s noch teuer: Besprechungsraum

Wer neben der eigentlichen Arbeit auch noch einen Besprechungsraum benötigt, weil er Kunden zu Besuch hat oder Interessenten von der eigenen Leistung überzeugen möchte, muss auch diese Kosten noch einberechnen. Und die Kosten fallen natürlich immer an, egal wie häufig der Raum tatsächlich genutzt wird. Beispielhaft wieder die Rechnung über 30 Jahre bei einem mittleren Besprechungsraum mit 15 Quadratmetern für 5 Teilnehmer und 24 Quadratmetern für 8 Teilnehmer.

Posten 15 qm / 5 TN 24 qm / 8 TN
 Konferenztisch 500,- 500,-
 Konferenzstuhl 500,- 800,-
 Regale 60,- 60,-
Beamer/TFT 500,- 500,-
 Reinigung 270,- 432,-
Gesamtkosten für 3 Jahre 1830,- 2292,-
Kosten pro Monat 50,83 63,66

 

Das kostet ein Büro pro Monat

Viele Existenzgründer vergessen, was ein Büro pro Monat eigentlich kostet. Die folgende Tabelle fasst die obigen Kosten zusammen. Natürlich sind die Kosten hier nur pauschal angegeben und sind in der Praxis stark von den Bedürfnissen der jeweiligen Nutzer abhängig. Der eine braucht mehr Strom, der andere möchte lieber am 600,- Euro-Schreibtisch von USM sitzen, als am Ikea-Modell. Aus der Erfahrung: Die hier angegeben Kosten sind Minimalkosten und nicht wesentlich zu unterschreiten.

Posten 1er/2er-Team 5er-Team
Miete (inkl. NK) 330,- 840,-
 BGA/laufende Kosten 371,66 582,92
Besprechungsraum 50,83 63,66
Kosten pro Monat 752,49 1486,58
Kosten pro Monat pro Nutzer 376,25 297,32

Unterm Strich: Coworking ist günstiger

Wenn man sich einen Marktüberblick über Coworking-Spaces in Deutschland verschafft, dann belaufen sich die Kosten für ständige Mieter auf rund 300 Euro pro Monat; in ländlichen Gebieten ist es günstiger, als in Ballungsräumen, auch wenn sich die Spaces hier gegenseitig Konkurrenz machen. Das hängt letztlich mit den Mietpreisen zusammen. Die sind aber auch im ländlichen Bereich entsprechend günstiger. Berlin ist natürlich Spitzenreiter. Ein eigener Schreibtisch kann die Kasse durchaus mit 400 Euro im Monat belasten.
Team-Angebote, also zum Beispiel für 5er-Teams liegen meist darunter, bei einzelnen Anbietern bekommt man das 5er-Ticket für rund 1.000-1200 Euro pro Monat.

Was man aber als Einzelkämpfer oder Team im eigenen, abgeschiedenen Büro nicht bekommt, sind die vielen Vorteile im Coworking. Neben den weichen Faktoren (wie dieser altmodische „Synergie-Effekt“) gibt es im großen Space häufig weitere Vorteile wie Veranstaltungen, Rabatte auf Online- und Sammelbestellungen, kostenfreie (oder vergünstigte) Schulungen, monatliche Frühstücke oder Grillabende.

Kostenvergleich pro Nutzer 1er/2er-Team 5er-Team
Eigenes Büro 376,25 297,32
Coworking < 300,- < 250,-
Ersparnis pro Monat ca. 75-150 Euro ca. 250 Euro
Ersparnis pro Jahr ca. 900 – 1800 Euro  ca. 3000 Euro

Unterm Strich: Coworking ist deutlich günstiger – je nach Anbieter um 10-20%.
Und das ohne die oben beschriebenen Vorteile, die hier nicht in die Rechnung mit eingeflossen sind.

 

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